FORRETNINGSORDEN FOR FØNS UDVIKLINGSGRUPPE
§1. Forretningsordenen
Forretningsordenen for udviklingsgruppen er til hver en tid underlagt direktiver udgivet af den af Middelfart Kommune nedsatte styregruppe for Bæredygtigt Lokalsamfund herefter betegnet styregruppen. Ved ændring i direktiverne skal forretningsorden ajourføres.
§2. Udviklingsgruppens sammensætning
Udviklingsgruppen sammensættes jf. det af Middelfart Kommune udsendte direktiv. Udviklingsgruppen konstituerer sig ved første møde med en formand udpeget blandt Lokaludvalgets medlemmer samt en næstformand udpeget blandt udviklingsgruppens medlemmer. Udviklingsgruppen suppleres med formændene for evt. nedsatte arbejdsgrupper samt en sekretær, der kan være udpeget blandt lokalsamfundets borgere eller blandt udviklingsgruppens medlemmer. Desuden kan særlige ressourcepersoner fra lokalområdet indbydes til at indtræde i udviklingsgruppen.
§3. Udviklingsgruppens virke
Udviklingsgruppen træffer beslutninger om udviklingsarbejdets planlægning og forløb under ansvar overfor styregruppen. Udviklingsgruppens medlemmer er forpligtet til at oplyse om egen inhabilitet i relation til udviklingsgruppens virke.
§4. Udviklingsgruppens opgaver
- Udviklingsgruppen planlægger og fastlægger den samlede proces for udviklingsarbejdet i Føns herunder borgermøder, nedsættelse og formering af arbejdsgrupper, indkaldelse af særlige ressourcepersoner mv.
- Med afsæt i resultaterne af borgermøderne og andre initiativer formulerer udviklingsgruppen særlige indsatsområder, som borgerne har peget på som vigtige. Med afsæt heri nedsættes arbejdsgrupper i forhold hertil. Rammerne for en arbejdsgruppes arbejde fastlægges af udviklingsgruppen, der udpeger formanden, mens medlemmerne i en arbejdsgruppe udpeges af arbejdsgruppeformanden. Arbejdsgrupperne refererer til udviklingsgruppen og rapporterer til denne som minimum i forbindelse med udviklingsgruppemøderne.
- Udviklingsgruppemedlemmerne har fuld tavshedspligt i forbindelse med følsomme oplysninger, som de måtte få kendskab til igennem gruppens arbejde.
- Beslutninger træffes i enighed. Er sekretæren hentet udenfor udviklingsgruppens kreds, har denne taleret, men ikke stemmeret. Det samme gælder særlig indhentede ressourcepersoner.
§5. Medlemmernes opgaver
§5.1. Formand
Formanden repræsenterer udviklingsgruppen udadtil. Formanden leder og fordeler udviklingsgruppens arbejde. Næstformand, sekretær og Middelfart Kommunes repræsentant er formandens nærmeste samarbejdspartnere.
Det er formandens opgave
- At være udviklingsgruppens profil og talerør udadtil, herunder at repræsentere udviklingsgruppen ved udadrettede møder, i forhold til pressen o. lign.
- I samarbejde med næstformanden, sekretæren og Middelfart Kommunes repræsentant at forberede udviklingsgruppens møder herunder udfærdige dagsorden og fastlægge mødelokalitet.
- At indkalde til udviklingsgruppemøder med rimeligt varsel (mindst 1 uge).
- At koordinere de løbende aktiviteter i perioden mellem udviklingsgruppemøderne.
§5.2. Næstformand
Næstformanden er formandens højre hånd. Det er næstformandens opgave:
- At være formandens stedfortræder, når formanden får forfald. Denne holder løbende tæt kontakt til formanden og er formandens primære sparringspartner.
- At monitere fremdriften i gennemførelse af projekter og opgaver.
- At støtte formanden i udarbejdelse af dagsorden til udviklingsgruppemøderne.
§5.3. Sekretær
Det er sekretærens opgave:
- At udarbejde udkast til referat fra udviklingsgruppens møder, der godkendes af formanden inden fordeling til kommentering i udviklingsgruppen. Herefter sendes udkast til referat til kommentering under tavshedsprocedure.
- At arkivere referat og dagsorden i dropbox og foranledige disse lagt ud på Lokaludvalgets hjemmeside.
- At overdrage alt relevant materiale ved skift af sekretær til indkommende sekretær.
- At forestå tilmelding til arrangementer/møder.
- At booke mødefaciliteter til udviklingsgruppemøder og borgermøder.
§5.4. Middelfart Kommunes repræsentant
Middelfart Kommunes repræsentant:
- Formidler den daglige kontakt mellem Kommunens forvaltning og udviklingsgruppen
- Rådgiver udviklingsgruppen.
- Administrerer udviklingsgruppens økonomi.
§6. Udviklingsgruppens møder
Tidspunkter for afholdelsen af udviklingsgruppens møder planlægges fra gang til gang, således at de to følgende mødedatoer er fastlagt.
Udviklingsgruppens møder afholdes ved fysisk forsamling eller virtuelt efter en dagsorden, der som minimum indeholder følgende punkter:
– Godkendelse af dagsorden
– Status for aktioner fra forrige møde
– Status fra evt. arbejdsgrupper
– Næste møde
– Eventuelt
Foreløbig dagsorden udsendes pr e-mail senest 7 dage før mødets afholdelse. Ændringer og/eller indkomne forslag skal være formanden og sekretæren i hænde senest 4 dage før mødets afholdelse. Den endelige dagsorden udsendes senest 2 dage før mødets afholdelse.
Såfremt et medlem af udviklingsgruppen er forhindret i at deltage i et møde, skal dette meldes til sekretæren hurtigst muligt, og om muligt senest 24 timer før mødets start.
Senest 10 hverdage efter mødets afholdelse udsendes udkast til referat til gennemsyn blandt gruppens medlemmer under tavshedsprocedure, hvor medlemmerne har 5 hverdage til at komme med kommentarer til udkastet. Efter indførelse af evt. ændringer i referatet betragtes dette som godkendt, hvorefter det udsendes til alle gruppens medlemmer og lægges desuden i dropbox samt på Føns og Omegns Lokaludvalgs hjemmeside.
§7. Forberedelse til møder
Oplæg o. lign. tilsendes udviklingsgruppens medlemmer minimum 8 dage før næste møde.
§8. Godkendelse.
Den fysiske forberedelse af møder, herunder opstilling af mødefaciliteter og indkøb, foretages af medlemmerne af udviklingsgruppen, der på skift melder sig hertil.
Forretningsordnen er godkendt på udviklingsgruppemøde 21. april 2021 og er gældende indtil ny beslutning på et udviklingsgruppemøde.